Что делает специалист по работе с проектами в The Words?
Главная задача это качественно и с высокой маржинальностью выполнить заказ клиента. Цель специалиста, чтобы были волки сыты и овцы целы. Это касается специалистов по продажам и клиентов. Как это сделать? Ниже есть полное описание и все инструкции.
ЗОЛОТЫЕ ПРАВИЛА ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖЕРА
При соблюдении этих правил, проблем будет гораздо меньше.
1
МЫ НЕ ПЕРЕИМЕНОВЫВАЕМ ФАЙЛЫ КЛИЕНТОВ.
Как называются документы так и отправляем в работу. От переводчиков ТРЕБУЕМ СОХРАНЯТЬ НАЗВАНИЕ. В инвойсах файлы должны называться ТОЧНО ТАКЖЕ, КАК ПРИ ПОЛУЧЕНИЯ СДЕЛКИ. или не все происходит в свое время.
2
СДЕЛКУ С НАЗВАНИЕМ ФАЙЛА И СТОИМОСТЬЮ ЗАПОЛНЯЕМ СРАЗУ.
Не надо оставлять все на последний день месяца, потому что оплата инвойсов и ВАША зарплата зависит от правильности и сроков заполнения сделки.
3
ЗАЯВКИ ОТПРАВЛЯЕМ ТОЛЬКО С КОРПОРАТИВНОЙ ПОЧТЫ.
Только так мы сможем проверить инвойс от переводчика, официально оплатить его и знать точно сколько мы потратили на каждую сделку без "сюрпризов" в конце месяца.
4
БОЛЬШОЕ ДЕЛИТЬ НА ЧАСТИ
Это касается прежде всего проектов в смарт кат, что бы не испортить сразу весь проект, лучше делить по несколько файлов в каждый проект.
Для расчета статистики документа необходимо зайти в Smartcat под логином и паролем, который вам отправил менеджер. Затем создайте новый проект и назовите его Расчет-заказчик-дата-языковая пара. После загрузки файла перейдите в раздел статистика и дождитесь загрузки статистики файла, затем перейдите в раздел смета и создайте смету, заказчика выбираем "Расчет", валюта Тенге.
4
Программа PDF конвертер
Описание будет позже
Как быстро рассчитать стоимость для Физ лиц?
1. Переходим в раздел "Магазин для Физ лиц" на сайте thewords.info. 2. По стоимости сверяемся с Проектным менеджером. 3. Для расчета незнакомых документов пользуемся fine reader. 4. Есть несколько непростых шаблонных документов, стоимость которых уточняем у проектных менеджеров.
Как посчитать PDF файл в программе Smartcat?
1. Переходим в программу Smartcat. 2. Создаем новый проект с названием для новых клиентов Расчет-Название компании-дата-дата. 3. Создаем проект "по старому" -- добавляем все TM -- смотрим статистику или скачиваем файл. 4. При необходимости создаем смету прямо в программе для клиента "Расчет".
Как называть сделку?
1
Название комании
Пример: LCW
2
Дата заказа
Пример: LCW-01-01-2022
3
Языковая пара
Пример: LCW-01-01-2022-en-ru
4
Заказчик
Пример: LCW-01-01-2022-en-ru-Айзат
Как отправлять клиенту готовый заказ The Words?
Проекты Чат.
Переходим по ссылке в сделку.
В разделе "Файлы" скачиваем документы.
Проверяем по примечаниям.
Отправляем клиенту.
Простая верстка PDF. Подготовка файлов к загрузке в Smartcat.
Открываем файл с помощью программы Adobe Acrobat.
Конвертируем в редактируемый формат Microsoft Word.
Удаляем лишнее из файла.
Форматируем файл, чтобы при переводе все было корректно.
Объединяем/ разделяем ячейки в таблицах.
Форматируем документ.
Грузим в проект Smartcat.
Инвойсы и работа с ними
Инвойсы должен быть выставлен на нашем сайте Инвойс должен быть заполнен согласно требованиям
Как искать исполнителей в Smartcat?
Transit NXT
Работа в CRM, принятие заявки в работу и отправка готовых заказов.
Как работать с гибридными файлами? Простая и сложная верстка.
Постмашинное редактирование. Работа в Smartcat.
Частые вопросы
Как я узнаю о готовности документа и сообщу его клиенту?
Готовые документы отправляются в общий чат "Проекты". Их можно найти именно там. Если время выходит, а документов все нет в чате, тогда необходимо написать ответственному проектному менеджеру в чате "Проекты", просто назвав название документа и срок его подготовки.
Мы не носим в офисе: ⛔️ Шорты, шлепки, пляжные футболки, пляжные рубашки, шляпы, шапки.
К сожалению, пока этого не знаем даже мы
Если клиент не знает свой email, то следует указать: mail@mail.kz
У кого это нужно узнавать сроки выполнения?
В целом, сроки определяет проектный менеджер. Об этом напрямую можно спросить в чате "Проекты".
Сроки для шаблонных документов стандартны:
Пспорт, диплом без приложении, справки, удостоверения личности, водительские удостоверения - от 20 минут без заверения, в зависимости от языковой пары. Стандартными считаются английский, казахский, русский.
Во всех остальных случаях - пакет документов, редкий язык, не шаблонный документ - сроки необходимо уточнять в чате "Проекты".
После того, как клиент оплатил и мы написали ему, что документ в работе, какие дальнейшие действия?
После оплаты заказа, консультант делает следующее:
Создает из Лида сделку.
Прикрепляет все документы необходимые к переводу.
Отправляет ссылку в чат "Проекты" и обозначает, что заказ оплачен и сроки его исполнения. Сроки оговариваются в чате "Проекты".
Прикрепляет чек об оплате в сделке.
Заполняет товары.
Этапы воронки, которые двигает консультант: "Оплата от клиента" Воронка "Физлица Бэк".
Каждый раз когда клиент задает вопрос в чате, консультант уточняет или комментирует это ответом в чате. Если ответ не известен, он уточняется в чате "Проекты".
Порядок действий:
Создаем сделку из лида и переводим ее в воронку "Физлица".
Отправляем проектному менеджеру ссылку на сделку после подтверждения стоимости сделки и оплаты. При этом необходимо прикрепить все необходимые документы к самой сделке в поле "Файлы".
Заполнить "Товары". Название товара указываем в соответствии с названием от заказчика.
Прикрепляем чек об оплате.
Если клиент спрашивает у меня, как ему лучше сделать. К примеру: диплом с приложением или лучше без ему переводить для подачи на работу, или ему сделать просто перевод или с нотариальным заверением и т.п.
✅ Из 100 дипломов 99 переводят и заверяют вместе с приложением к диплому. ✅ Если клиент едет в Германию, то в некоторых случаях требуется апостиль на документы. ✅ США, Канада, Корея, частные учреждения (необходимо уточнять по месту) - нотариальное заверение очень редко требуется. ✅ Европейские страны требуют всегда нотариальное заверение.
Как рассчитывать скидку, если клиент обратился с сайта? К примеру так: перевод паспорта (2190) + нотариальное заверение (1623) = 3813 – 10% = 3432 тг???
Скидка считается только на перевод, нотариальное заверение считается по стандартным ставкам. Цены на нотариальные действия устанавливает Государство.
Для того, чтобы дать клиенту скидку, он должен оставить заявку через форму, которая прийдёт на почту с отметкой "скидка 15%". если клиент просто сказал это на словах, то мы не можем предоставить скидку.
О скидки клиент должен сообщить до того, как мы рассчитаем всю стоимость, а не после расчета. Были случаи, когда клиенты получали расчет стоимости, затем возвращались на сайт по рекламе (при этом у нас списывается минимум 200 - 400 тенге со счета) и оставляли заявку с 10% скидкой.
Если это не шаблонные документы (договор, устав и т.д).
Расчет стоимости совершается по словам с помощью программы PDF transformer или других PDF редакторов, любого онлайн конвертера. У нас есть версия конвертера, которую можно взять по этой ссылке.
Если это другие языки (итальянский, немецкий, корейский и т.д.).
Как правило, шаблонные документы имеют одинаковую стоимость. Ставки необходимо уточнить у Менеджера по продажам в чате "Проекты".
Документы не шаблонного типа рассчитываются менеджером по продажам, об этом можно также попросить в чате "Проекты".
Стоимость перевода сертификатов, дипломов с приложениями и отдельно приложений от дипломов.
Сертификаты - от 2590 тенге (занимают не более 1 страницы и имеют наполнение менее 0,5 страницы).
Диплом без приложения - от 2590 тенге (стандартный - общеустановленный).
Нестандартный диплом без приложения - считается отдельно, но не менее от 2590 тенге.
Приложение к диплому - рассчитывается отдельно. В среднем стоимость приложения к диплому составляет 4500 тенге. Если диплом уже переведен на английский язык и необходимо переводить только печати, то рассчитываем только печати - от 2590 тенге каждая печать.
Расценки за сканирование
Шаблонные документы до 10 -- 590 тенге/1 шт. до 30 страниц - 1190 тенге/1 шт. до 50 страниц - 1890 тенге/1 шт. до 100 страниц - 3590 тенге/1 шт. свыше 100 - 30 тенге/1 страница